Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die

Apraxon GmbH
Am Manggraben 10
36145 Hofbieber

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.apraxon.com/impressum.html?lang=de

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet?
Und zu welchen Zwecken?

Um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserem Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in der seit dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DS-GVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage gem. den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von einem Jahr gelöscht.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Unser Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

Sepire GmbH
Sven Lünke
Am Felsenkeller 12
90530 Wendelstein
eMail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Microsoft Forms

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Wir setzen „Microsoft Forms“ bei unseren Kontaktformularen, für interne und externe Um- und Abfragen, wie z.B. Evaluierung von durchgeführten Aktionen, Anmeldung zu Veranstaltungen etc. ein. Microsoft Forms ist ein Tool innerhalb des von uns eingesetzten Microsoft 365 und ein Dienst des Drittanbieters Microsoft Ireland.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Apraxon GmbH
Am Manggraben 10
36145 Hofbieber
Telefon 06657 60867-100
Telefax 06657 60867-115
eMail    Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

3. Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten

Sven Lünke (Sepire GmbH)
Am Felsenkeller 12
90530 Wendelstein
Tel.: 09129 907 68 99
eMail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

4. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Microsoft Forms ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Auftrag von der Apraxon GmbH durch:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Microsoft Forms nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• IP-Adresse
• Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Bevorzugte Sprache
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

Angaben in der Umfrage:

Diese Angaben sind umfragenspezifisch. Der Benutzer, die Benutzerin entscheidet, bei der Eingabe von Freitext in Antwortfeldern welche personenbezogenen Daten übermittelt werden.

Rechtsgrundlage:

Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist abhängig vom jeweiligen Kontext, in dem die Umfrage durchgeführt wird. Sie kann zu Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) erforderlich sein. Z.B. für die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

Sofern personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und der Betriebsversicherung „Mitarbeiterbefragung“ der Apraxon GmbH eine Rechtsgrundlage für die Durchführung, Ausübung und Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses. In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage für die Durchführung zur Wahrung berechtigter Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Das Interesse der Apraxon GmbH besteht in der Information zu Service-, Angebots- und Produktverbesserungen sowie der Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Teilnahme an Umfragen und oder Abstimmungen ist grundsätzlich freiwillig.

5. Weitere Verarbeitungszwecke

Ihre personenbezogenen Daten können von Apraxon GmbH aufgrund von anderen rechtlichen Verpflichtungen z.B. richterlicher Anordnung verarbeitet werden. Rechtsgrundlage aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO).

Soweit erforderlich, verarbeitet Apraxon GmbH Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Zum Beispiel für:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, z.B. Übertragungsprotokolle
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist das berechtigte Interesse der Apraxon GmbH aus Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Weitere Verarbeitungszwecke von Microsoft:

Nach Information von Microsoft verarbeitet Microsoft im Rahmen von „Geschäftstätigkeiten“ Daten für die folgenden Aktivitäten, jeweils mit der Bereitstellung der Produkte und Services für den Kunden verbunden: (1) Abrechnungs- und Kontoverwaltung; (2) Vergütung (z. B. Berechnung von Mitarbeiter-provisionen und Partner-Incentives); (3) interne Berichterstattung und Geschäftsmodellierung (z. B. Prognose, Umsatz, Kapazitätsplanung, Produktstrategie); (4) Bekämpfung von Betrug, Cyberkriminalität oder Cyberangriffen, die Microsoft oder Microsoft-Produkte betreffen könnten; (5) Verbesserung der Kernfunktionalität in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz; und (6) Finanzberichterstattung und Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen (vorbehaltlich der im Folgenden beschriebenen Beschränkungen für die Offenlegung verarbeiteter Daten).

Bei der Verarbeitung für diese Geschäftstätigkeiten wendet Microsoft die Grundsätze der Datenminimierung an und verwendet oder verarbeitet keine Kundendaten, Professional Services-Daten oder personenbezogenen Daten für: (a) Benutzerprofilerstellung, (b) Werbung oder ähnliche kommerzielle Zwecke oder (c) alle anderen Zwecke, mit Ausnahme der in diesem Abschnitt genannten Zwecke. Für die Verarbeitung von Daten zu den vorab genannten Geschäftszwecken, bestimmt Microsoft sowohl die Mittel als auch die Zwecke der Datenverarbeitung. Microsoft sieht sich für diese Datenverarbeitungen allein als für die Einhaltung aller geltenden Gesetze sowie die Erfüllung der Verpflichtungen verantwortlich.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Für die Erbringung der Vertragsleistung werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Insbesondere werden Benutzerkennung und IP-Adresse an Microsoft weitergegeben.

Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an Microsoft übertragen. Nach Angaben von Microsoft erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie in der https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement und auf den https://learn.microsoft.com/de-de/purview/encryption?view=o365-worrldwide im Internet.

Dauer der Speicherung personenbezogenen Daten:

Sind Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Anonymisierte Protokolldaten werden bis zu 30 Tage für den Zugriff von der Apraxon GmbH gespeichert. Eine Einsicht erfolgt ausschließlich zur Feststellung von Systemfehlern, Fehlerbehebung, Klären von Sicherheitsfragen sowie zur Prüfung von Manipulationen oder sonstigem Missbrauch. Sie ist ausschließlich Administratoren der M365 Plattform zugänglich.

Daten, die in Umfragen erhoben werden, werden so lange aufgehoben, wie sie zur Zweckerfüllung benötigt werden. Im Einzelfall ist der Aufbewahrungszeitraum bzw. die Löschfrist durch die jeweils spezifische Umfrage geregelt. Teilnehmende werden in der Umfrage zu den Lösch- und Aufbewahrungsfristen informiert.

7. Drittland

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt unter Einhaltung der Regelungen des Kapitel V der DSGVO zur Übermittlung personenbezogener Daten ins Drittland.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“, oder an einer Forms- Umfrage in einem Drittland aufhalten. Auch kann im Support- und Wartungsfall in Einzelfällen sowie bei einer Verarbeitung durch Microsoft zu Geschäftszwecken von Microsoft eine Einsichtnahme auf Daten aus dem Drittland nicht ausgeschlossen werden.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

8. Betroffenenrechte

Falls die Apraxon GmbH Daten zu Ihrer Person gespeichert hat, können Sie auf Antrag Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten. Bitte informieren Sie uns, wenn wir unrichtige Daten über Sie gespeichert haben oder wenn Sie mit Teilen der Datenspeicherung nicht einverstanden sind, damit wir diese berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken können.

Daten zu Ihrer Person, die Sie eingegeben haben, erhalten Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auf Antrag in einem übertragbaren Format.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung eines Betroffenenrechts an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! unter Angabe

• Ihrer Kontaktdaten
• der Betroffenenrechte, die Sie ausüben wollen

9. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung oder im öffentlichen Interesse erfolgt. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Bitte wenden Sie sich dazu an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

10. Sicherheit

Die Apraxon GmbH ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und personenbezogene Daten vor Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung und unbefugtem Zugang zu schützen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird regelmäßig überprüft, bewertet und evaluiert. Dies trifft auch auf die Auswahl der eingesetzten Auftragsverarbeiter zu.